Die für diese Datenbank entwickelte Erfassungssystematik soll eine detaillierte Untersuchung der Objekte und ihren Vergleich untereinander, sowohl unter kunsthistorischen als auch kunsttechnologischen Gesichtspunkten ermöglichen, um der Komplexität der Kunstwerke gerecht zu werden. Zunächst als Word-Dokumente mit Freitext-, Dropdownfeldern und Tabellen angelegt, wurden diese Formulare zur Grundstruktur der Datenbank arsligni.org, welche die Web-Agentur Oligoform GbR aufgebaut hat und kontinuierlich betreut.
Die Systematik zur kunsttechnologischen Erfassung basiert auf der Arbeit der freiberuflichen Diplomrestauratorinnen Algis C. Wehrsig und Christel Matthes sowie der Kunsthistorikerin Ortrud Wagner vom Thüringer Landesamt für Denkmalpflege und Archäologie. Sie entwickelten umfangreiche Formularbögen zur Erfassung material- und fassungstechnischer Merkmale an spätgotischen Flügelaltären Thüringens, die sie freundlicherweise zur Verfügung stellten.
Eine weitere wertvolle Grundlage für Fragen der Bezeichnung von Bauteilen an Retabeln war die Dissertation „Das spätgotische Altarretabel in Sachsen – Bestand, Form und Ikonographie zwischen 1400 und 1515“, eingereicht an der Universität Leipzig 1992 von Dr. Arndt Kiesewetter. Ein Großteil daraus wurde in Ingo Sandners Monografie „Spätgotische Tafelmalerei in Sachsen, mit Texten von Helmut Wilsdorf und Arndt Kiesewetter, Dresden 1993“ publiziert.
Das Forschungsprojekt wurde während der gesamten Laufzeit von einem wissenschaftlichen Fachbeirat aus Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Landesamtes für Denkmalpflege Sachsen, des Kunstdienstes der Evangelischen Landeskirche Sachsen, der Staatlichen Kunstsammlungen Dresden, der Landesstelle für Museumswesen Sachsen sowie weiteren Fachkolleginnen und -kollegen beratend begleitet (in alphabetischer Reihenfolge):
Dipl.-Rest. Stephanie Exner (SKD, Skulpturensammlung); PD Dr. Jiří Fajt (GWZO und ehem. Nationalgalerie Prag); Dipl.-Rest. Ludmila Henseler (Rastede/Oldenburg); Dr. Markus Hörsch (GWZO Leipzig); Dipl.-Rest. Christine Kelm (LfD Sachsen); Dr. Peter Knüvener (Städtische Museen Zittau); Prof. Dipl.-Rest. Ursula Kral (ehem. SKD, Skulpturensammlung ); Dr. Stepanka Hrdličková Kučková (Universität für Chemie und Technologie, Prag); Katja Margarethe Mieth M. A. (Sächs. Landesstelle für Museumswesen); Prof. Dr. Ingo Sandner (Dresden); Dr. Frank Schmidt (Kunstdienst der Ev.-Luth. Landeskirche Sachsen); Dipl.-Mus. Ilka Stern (ehem. Stadt- und Bergbaumuseum Freiberg); Dr. Peter Tångeberg (Tystberga, Schweden); Dr. Marius Winzeler (ehem. Görlitz, Zittau und Nationalgalerie Prag).
Dank gilt auch allen Kolleginnen und Kollegen, die – zum Teil in sehr bedeutendem Umfang – ihre privaten Forschungsergebnisse für die Untersuchungen zur Verfügung stellten: Dr. Ulrich Thiel, Dipl.-Rest. Susanne Mayer aus Freiberg, Dr. Michael Kirsten (ehem. LfD Sachsen).
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Das Projektteam bedankt sich herzlich für die erfolgreiche Zusammenarbeit, Zugänglichkeiten und das entgegengebrachte Vertrauen im Zuge der Untersuchungen bei:
Chemnitz, Kunstsammlungen Chemnitz, Schloßbergmuseum
Dresden, Landesamt für Denkmalpflege Sachsen, Dokumentationen/Sammlungen
Dresden, Staatliche Kunstsammlungen Dresden, Kunstgewerbemuseum
Dresden, Staatliche Kunstsammlungen Dresden, Skulpturensammlung
Ev.-Luth. Domgemeinde Freiberg
Ev.-Luth. Jakobi-Christophorus Kirchgemeinde Freiberg
Ev.-Luth. Kirchgemeinde Bobritzsch mit Oberbobritzsch und Niederbobritzsch
Ev.-luth. Kirchgemeinde Brand-Erbisdorf – Lichtenberg – Weissenborn
Ev.-Luth. Kirchgemeinde Flöha-Niederwiesa
Ev.-Luth. Kirchgemeinde Frauenstein mit Burkersdorf
Ev.-Luth. Kirchgemeinde Großschirma
Ev.-Luth. Kirchgemeinde Hainichen – Bockendorf – Langenstriegis
Ev.-Luth. Kirchgemeinde Halsbrücke mit Conradsdorf, Krummenhennersdorf, Niederschöna, Oberschaar und Tuttendorf
Ev.-Luth. Kirchgemeinde Heidenau – Dohna – Burkhardswalde
Ev.-Luth. Kirchspiel Lengenfeld – Plohn – Röthenbach
Ev.-Luth. Kirchgemeinde Machern – Püchau – Bennewitz
Ev.-Luth. Marienkirchgemeinde Meinersdorf
Ev.-Luth. Kirchgemeinde Oederan mit Frankenstein und Kirchbach
Ev.-Luth. Kirchgemeinde Petri-Johannis Freiberg
Ev.-Luth. Kirchgemeinde Reinsdorf – Beerwalde – Tanneberg
Ev.-Luth. Schwesternkirchgemeinden Altenberg-Schellerhau, Geising, Lauenstein-Liebenau, Fürstenwalde-Fürstenau
Ev.-Luth. Kirchgemeinde Sprotta
Ev.-Luth. Kirchgemeinde St. Otto Wechselburg
Freiberg, Stadt- und Bergbaumuseum
Freiberg, Stadtarchiv
Kriebstein, Burg und Museum (Staatliche Schlösser, Burgen und Gärten Sachsen gGmbH)
Wilsdruff, Heimatmuseum